Datenverarbeitung – Notar

Hinweise zur Datenverarbeitung Notar

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Notar Christian Dückinghaus oder dessen vom Präsidenten des Landgerichts Duisburg amtlich bestellten Vertreter

Helmholtzstraße 28, 46045 Oberhausen

E-Mail: post@ra-dueckinghaus.de

Telefon: +49 (0)208 6200315

Fax: +49 (0)208 6200316

Datenschutzbeauftragter
Martin Scheefeldt, Neustraße 10, 46236 Bottrop
scheefeldt@scheefeldt.com

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie mir einen notariellen Auftrag erteilen, erhebe ich von Ihnen in aller Regel

die folgenden personenbezogenen Daten, die elektronisch und / oder in Papierakten gespeichert werden:

• • Anrede, Vorname, Nachname
• • Ihre Anschrift
• • Ihre Telefonnummer im Festnetz und / oder im Mobilfunk
• • falls vorhanden Ihre E-Mail-Adresse
• • alle Informationen, die der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• • um Sie als Klienten identifizieren zu können
• • um mit Ihnen korrespondieren zu können
• • um Ihren Auftrag im Rahmen meiner beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können
• • um meine gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können
• • um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können
• • um mit Ihnen abrechnen zu können
• • um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

Ich verarbeite Ihre Daten als Notar auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO, weil ich rechtlichen Verpflichtungen unterliege, und auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DS-GVO, weil die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Ihre sensiblen Daten verarbeite ich zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DS-GVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbes. der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Im Rahmen meiner notariellen Amtstätigkeit bin ich gesetzlich verpflichtet oder werde von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der ich angehöre, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und unsere Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.

Des Weiteren gebe ich Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.

Stets wahre ich unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.

Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.

4. Dauer der Aufbewahrung

Ihre personenbezogenen Daten, die ich benötige, um meine Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichere ich während der gesamten Dauer meiner jeweiligen notariellen Amtstätigkeit; hierzu bin ich gem. § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in NRW verpflichtet.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,

Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,

Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

5. Ihre Rechte

Auskunftsrecht. Ihnen steht u.a. ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten verarbeite, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie ich verarbeite, an wen den die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

Recht zur Berichtigung von Daten. Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.

Löschung. Sie können von mir die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.

Widerspruch gegen die Verarbeitung. Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen meinerseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen. Dazu genügt eine elektronische Nachricht an mich.

Beschwerderecht zu Datenschutzaufsicht. Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.